Печати и штампы: для чего нужны и чем отличаются?
Печати и штампы позволяют делать графические оттиски, которые подтверждают статус документа. Они используются во всех организациях. Печать, поставленная не в том месте, может обесценить работу, на которую было затрачено немало часов. Поэтому так важно не допускать ошибок.
Что такое печать
Это круглый знак с выгравированным или углубленным рельефом. Она обязательно содержит юридический адрес и название организации на русском языке. По желанию, может содержать логотип.
Оттиск печати должен быть расположен внизу листа, поверх индивидуальной подписи. Заказать изготовление может только уполномоченное лицо. Потеря печати требует незамедлительного реагирования.
Что такое штамп
Это печатный знак произвольной (обычно прямоугольной или треугольной) формы на котором выгравирована любая информация. Его основная функция – подтвердить какое-либо событие. Штамп используется, как правило, для маркировки документов: «важно», «секретно», «отдел кадров», «копия верна» и так далее. Могут присутствовать пустые строчки для заполнения вручную. Служит для ускорения документооборота.
Все важные штампы в организации учитываются в специальном журнале, тщательно контролируются и хранятся в специально отведенных, малодоступных местах, например, в сейфах.
Основные отличия печати от штампа
Юридическая сила. Штамп не имеет юридической силы. Печать подкрепляет подпись составителя документации и свидетельствует о том, что действует юридическое лицо.
Место расположения. Оттиск печати обычно ставят внизу документов прямо рядом с подписью уполномоченного лица. На некоторых документах наносят обозначение «М.П.», указывающее точное место для проставления печатного оттиска. Штамп обычно ставят в верхней части документа. Распространенное место простановки — левый верхний угол.
Формы. Печать, как правило, круглая. Штампы могут быть разными (часто прямоугольные).
Информация. Информацию, которую несет штамп, можно изменять. В некоторые виды штампов дополнительные сведения вносятся от руки: даты, фамилии, номер документа и пр. Печать же несёт полную информацию и ее правка недопустима.
Необходимость. В штампе организация остро не нуждается, она может его сделать для упрощения документооборота, но влияния на ведение дел компании он не имеет. Без печати сложно представить себе подписание договоров, оформление сотрудников, банковских документов и т.п. Наличие необязательно, однако в редких организациях обходятся без нее.
Заказать изготовление печати для организации можно в специализированной компании. Контакты в Балашихе вы найдете на нашем портале.
